W poprzednim artykule opisałem organizację wykazów do kodowania informacji o klasyfikacji kulturowo-historycznej. Dla przypomnienia: na ekranie aplikacji, albo na karcie AZP pokazywane są informacje o tym, z jakiego okresu dziejów (epoka kamienia, średniowiecze, ...), zdaniem archeologa, pochodzi badane stanowisko, jaka była jego funkcja (osada, cmentarzysko, ...), czy sposób i tradycję wykonania znalezionych przedmiotów (kultura pucharów lejkowatych, kultura łużycka, ...). Nazwy wykorzystywane do opisu są przechowywane w tabelach-wykazach: OKRESY_DZIEJOW, JEDNOSTKI, FUNKCJE. Kluczem podstawowym każdej krotki w tabeli wykazu jest ciąg alfanumeryczny kodujący informację, która jest zapisana w rekordzie. W przypadku wykazu funkcji kod ma następującą strukturę ABCCD, gdzie kolejne litery oznaczają jego segmenty. W tym przypadku obowiązkowe jest podanie tylko segmentu A, w którym określa się ogólną funkcję: np. obrzędową literą B, obronną literą O, gospodarczą G, itd. Zatem gdyby w opisie funkcji stanowiska podać kod składający się z litery G, oznaczałoby to tylko tyle, że pełniło ono w przeszłości funkcję gospodarczą. Kolejne segmenty kodu służą do zapisu bardziej szczegółowej informacji. Jeżeli kod S oznacza funkcję sepulkralną (związaną z grzebaniem zmarłych), to SL będzie oznaczało cmentarzysko ciałopalne, SL03 - cmentarzysko ciałopalne płaskie, a SL03J - cmentarzysko ciałopalne płaskie z grobami jamowymi, które to pojęcie jest przykładem najbardziej szczegółowej informacji w wykazie funkcji. Oczywiście sposób konstruowania kodu, opisany na przykładzie funkcji, został zastosowany w wykazie okresów i jednostek kulturowych.
Jak z każdym kodowaniem informacji, z tym także wiążą się określone zyski i straty, których bilans powinien decydować o jego zastosowaniu do naszego projektu. Do oczywistych zalet oczywiście należy spójna i czytelna reprezentacja informacji w bazie danych. Zamiast w każdym rekordzie charakteryzującym funkcję stanowiska pisać cmentarzysko ciałopalne płaskie z grobami jamowymi można po prostu wstawić kod SL03J i liczyć na to, że będzie on zrozumiały dla odbiorcy. Po drugie znacząco może ułatwić wyszukiwanie informacji o stanowiskach przy pomocy operatora SQL LIKE. Listę stanowisk z funkcją gospodarczą można utworzyć stosując polecenie SELECT * FROM FAKTY WHERE FUNKCJA LIKE 'G%', które uzwględni kod G, GI, GP13 i inne, które pasują do podanego wzorca. Szybkość wykonania takiego polecenia nie jest najwyższa, ale można je zoptymalizować na przykład przez utworzenie odpowiedniego indeksu na kolumnie FUNKCJA. Stosowanie wzorców nie zawsze będzie miało pożądanych skutek, ponieważ np. polecenie SELECT * FROM FAKTY WHERE FUNKCJA LIKE '%04%' zwróci stanowiska z funkcją osada otoczona rowem/rowami (MS04) a także grób szkieletowy katakumbowy (SS04).
Stosowanie kodów wymusza też na autorach pewną ścisłość w charakteryzowaniu stanowisk. Można to postrzegać jako zaletę, gdyż podwyższa to wartość bazy jako źródła archeologicznego, a także jako wadę, gdyż procesy społeczne nie zawsze można wtłoczyć w zmatematyzowany schemat. Jeżeli wykaz można rozszerzać o nowe pojęcia, to w przypadku, gdy brakuje odpowiedniego, można je dodać do tabeli. Natomiast w przypadku, gdy uzupełnianie wykazu jest niemożliwe, to trzeba próbować wykorzystać już istniejące, co może budzić oczywisty sprzeciw wobec utraty informacji.